11 советов по написанию электронных писем, на которые люди действительно отвечают

Если у вас есть бизнес или вы планируете его начать, общение с людьми в вашей нише неизбежно. Так работает маркетинг, и все так делают. Но если вы не получаете любой ответы, вы, вероятно, отправляете неправильные электронные письма.

Хотя не существует конкретной формулы, гарантирующей успех вашей информационно-пропагандистской стратегии, вам все равно необходимо следовать нескольким неписаным правилам, чтобы повысить свои шансы на участие.

После многих лет разъяснительной работы и экспериментов с различными способами обращения к людям в нашей отрасли (и сами получаем довольно много информационных писем), мы усвоили несколько тяжелых уроков по написанию успешных информационных писем, которыми хотели бы поделиться с вами сегодня.

Хотите узнать, что это за уроки? Продолжайте читать, чтобы узнать, как лучше писать информационные письма, которые привлекут внимание людей и получат ответы.

Давайте погрузимся!

Как писать информационные письма, на которые приходят ответы

Теперь, когда мы рассказали, почему важны информационные письма, давайте рассмотрим одиннадцать отличных советов, которые принесут вам немедленные результаты.

Поделитесь очень конкретным предложением, а не общим «сотрудничеством».

Если вы хотите стать партнером сайта, у вас должен быть план или хотя бы представление о том, как вы могли бы продвигать друг друга.

На самом деле, в этом и смысл отправки электронного письма – представления бизнес-идеи, которую вы уже имеете в виду.

Если в вашем электронном письме нет точного плана партнерства (т.е. описания того, как вы подойдете к партнерству и почему), шансы получить ответ близки к нулю.

Почему? Потому что это заставляет получателя работать, заставляя его отправлять дополнительные электронные письма с просьбой предоставить более подробную информацию о ваших намерениях, чего в большинстве случаев не произойдет.

Это пример расплывчатого информационного письма:

Каковы эти возможности? Почему мне должно быть интересно узнать о вашем сайте?

Никто не хочет делать дополнительную работу, особенно если нет ничего, что могло бы его заинтересовать. Если вы не можете с самого начала профессионально представить свою идею, зачем кому-то спорить с вами?

Будьте конкретны и представьте свое предложение четко, с указанием пунктов, примеров и преимуществ.

Сделайте предложение, которое принесет пользу и им.

Хотя это может показаться очевидным, я все еще получаю электронные письма, в которых люди просят о чем-то большом, а взамен просто «поделитесь своей статьей в Твиттере». Это действительно звучит как возможность всей жизни — *нет*.

Поэтому, если ваше электронное письмо касается только вас и получатель не получит от этой сделки ничего полезного, не отправляйте его. Под пользой для других я не имею в виду мгновенный трафик или деньги, но это должно быть хотя бы что-то, что поможет им в долгосрочной перспективе.

Например, возможность войти в новую нишу и охватить новую аудиторию или приглашение поработать над совместным проектом.

Только не делайте свои информационные письма исключительно о себе. Зарабатывайте сделки, а не выпрашивайте их.

Персонализируйте свое сообщение для каждой компании

План партнерства сам по себе является своего рода персонализацией, но при написании информационных писем вы можете принять во внимание несколько других аспектов:

👉 Не писать один сообщение и отправьте его всем компаниям в вашем списке.

👉 В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека, с которым общаетесь, ваше сообщение может измениться. Вы можете непринужденно вести себя с людьми, которых встречали или с которыми раньше сотрудничали. Вы действительно можете упомянуть «Я X, мы встретились в прошлом году на конференции Y, говорили о маркетинге и пицце».

👉 Используя то же сообщение, но изменив ссылку и имя не считается персонализированным. Например «Я нашел ваш пост о X, и он мне понравился. Очень полезные советы. Не могли бы вы рассмотреть возможность добавления нашего инструмента?», где X — первая статья, которую вы видите при входе в чей-то блог. Это определенно не оригинально.

Это пример стандартного общего сообщения:

👉 Избегайте стандартных и чрезмерно используемых корпоративных формулировок, таких как «Надеюсь, это письмо вас застанет» или “Ждем Вашего ответа”.

На самом деле, подумайте так: если есть предложение, которое вы бы не использовали в живом разговоре с этим человеком, не используйте его и в своих информационных письмах.

Старайтесь не использовать общую контактную форму компании.

Это не обязательно полный провал, но существует риск, что ваше сообщение никогда не дойдет до нужного человека. Если в компании действует политика, не допускающая принятия деловых предложений, то служба поддержки закроет ее, не задумываясь.

Если у вас есть что-то интересное, и вы обращаетесь к нужному человеку по его собственному адресу электронной почты, он может сделать для вас исключение.

Что еще лучше, так это напрямую свяжитесь с кем-то, кого вы знаете из компании. Они запомнят ваше имя и откроют вашу электронную почту. Шанс получить ответ, даже отрицательный, выше.

Отправка вашего предложения человеку из отдела, с которым вы хотите связаться, также означает, что вы были достаточно мотивированы, чтобы провести минимум исследований о компании и вы не просто воспользовались первой попавшейся контактной формой.

Не отправляйте информационные письма по пятницам и выходным.

Отправка информационных писем по пятницам или в выходные дни только уменьшит ваши шансы получить ответ. По пятницам ни у кого не будет настроения читать, а тем более отвечать на деловые предложения. Люди просто хотят подвести итоги недели и закончить другие важные дела, которые у них были на повестке дня. Ты их наименее важный задача.

Большинство из них просто удалят ваше письмо, другие сохранят его в своем почтовом ящике на случай, если они прочитают его на следующей неделе, а третьи прочитают его, но, вероятно, не ответят, потому что сегодня пятница, и никто не хочет начинать сделку в пятницу.

Суббота и воскресенье? Это вне обсуждения. У людей есть и личная жизнь. Когда начнется следующая рабочая неделя, ваша электронная почта не будет первым, что они будут проверять или проверять, поэтому ее можно легко потерять.

Напишите четкую и действенную тему письма.

Это еще один важный аспект, который вы, вероятно, часто упускаете из виду, потому что слишком сосредоточены на поле. Но тема письма — это то, что ваш получатель увидит первым.

Это может убедить их открыть ваше письмо или удалить его, не проверяя, в зависимости от того, насколько оно ясно и кратко.

👉 Опять делайте нет быть очень формальным, расплывчатым и корпоративным (например, «запрос на партнерство»).

👉 Постарайтесь сделать тему письма интригующей и интересной для получателя. Когда ты говоришь «проверь мою статью», это не очень интересно. Зачем мне проверять вашу статью?

Вместо этого, используя что-то вроде «есть идея улучшить свой контент» или «У меня вопрос по поводу вашей работы» или «отзыв о вашем последнем телевизионном скетче» может заставить получателя открыть ваше письмо из любопытства.

Это пример темы, которая заставляет вас открыть электронное письмо, чтобы узнать больше:

В нашей статье о том, как писать отличные темы электронных писем, представлены некоторые общие рекомендации.

Повторение, но не более двух раз.

Если кто-то не отвечает с первого раза, возможно, он пропустил ваше письмо или забыл о нем. Это случается со всеми нами, когда мы заняты.

Некоторые люди отвечают после того, как вы ответили в первый раз, потому что они помнят. Некоторые до сих пор этого не делают. Таким образом, вы отправляете еще одно сообщение, результат которого должен дать вам ответ, который вы искали, независимо от того, получите вы ответ или нет. Отсутствие ответа — это само по себе ответ.

Если кто-то вообще не отвечает после второго ответа, нет смысла пытаться еще раз, потому что в этом случае вы будете раздражать людей. Их отсутствие интереса к вашему предложению более чем очевидно, поэтому продолжаем «Что вы думаете о моем предложении?» отправит вас прямо в папку со спамом.

Метод, который может увеличить ваши шансы на успех во второй попытке, — это предложить получателю что-то дополнительное, о чем вы не упомянули в своем первоначальном письме.

Не используйте устаревшие шаблоны

Среди сотен электронных писем, которые я получил за последние годы, я могу по пальцам пересчитать те, в которых не использовался один из классических шаблонов электронной почты, которые мы все видим в своих почтовых ящиках.

Просматривая электронное письмо, в котором используется стандартный шаблон, я автоматически нажимаю «Удалить», потому что узнаю шаблон. Меня даже не волнует это предложение.

Отправка одного и того же шаблона снова и снова означает, что вы не нацелены на конкретную компанию. Вы просто отправляете десятки электронных писем в надежде, что кто-нибудь (кто бы это ни был) в конце концов ответит.

Получатели замечают, что они всего лишь еще один кирпич в стене, так зачем им вкладывать средства в поверхностное сотрудничество?

Вот интересный способ обратиться к компании, где отправитель представился, переслав внутреннее электронное письмо:

Представьтесь и покажите свою экспертность

Вместе со всеми существенными подробностями, которые вы предлагаете, напишите несколько строк о том, кто вы и что вас рекомендует. Покажите несколько примеров своих работ, но не будьте слишком длинными. Подойдет абзац и две-три ссылки.

Какова бы ни была ваша должность, дайте ссылку на несколько примеров вашего портфолио, чтобы получатель мог проанализировать качество вашей работы.

Не говорите о продажах и маркетинге

Если вы надеетесь получить ответы на свои информационные письма, не ведите себя как те продавцы, которые пытаются убедить людей купить продукт. На самом деле это так не работает.

Начните нормальный разговор, в котором вы изложите, что вам нужно и что другой может получить от сделки. Если вы слишком настойчивы, забудьте о обратной связи. Говорить в превосходной степени тоже не получится.

Когда вы связываетесь с кем-то, чем человечнее вы говорите, тем больше у вас шансов получить ответ. Никто не захочет начинать разговор с человеком, который пишет как робот и пытается произвести впечатление. Вы можете обнаружить поддельные электронные письма на расстоянии.

Зачем говорить как робот, если ты человек? Будьте уважительны, но в то же время дружелюбны и естественны.

Дважды проверяйте информационные письма, прежде чем отправлять их.

Сколько раз вы получаете электронные письма, в которых ваше имя написано неправильно или адрес адресован совершенно другому человеку/компании?

А как насчет похвалы за статью, которую вы не писали, или за проект, который вам не принадлежит?

Это немедленное отключение. У вас была только одна задача — скопировать и вставить мое имя и ссылку на нужный сайт компании, и вы потерпели неудачу. Кто захочет сотрудничать с кем-то, кто не может справиться хотя бы с этим?

Приложите некоторые усилия к написанию более эффективных электронных писем

Учитывая все это, пришло время приложить больше усилий и писать более эффективные электронные письма, если вы хотите повысить свой успех. Особенно, если вы искренни и действительно ищете честное партнерство с компаниями, которые вам нравятся, не допускайте этих ошибок новичка, которые могут стоить вам выгодной сделки.

Со временем это придет само собой, но сначала вам нужно немного потренироваться. Избавьтесь от всех шаблонов в своей голове и проявите творческий подход. Для начала вот что вам нужно сделать:

• Предложите конкретный план партнерства
• Предложите сделку, которая принесет пользу получателям
• Персонализируйте свое сообщение для каждой компании
• Старайтесь не использовать общую контактную форму.
• Не отправляйте информационные письма по пятницам и выходным.
• Напишите четкую тему письма
• Повторение, но не более двух раз.
• Не используйте устаревшие шаблоны
• Представьтесь и дайте ссылку на свое портфолио.
• Не говорите о продажах и маркетинге
• Проверяйте электронные письма дважды, прежде чем отправлять их

Если вы специально отправляете информационные письма, чтобы привлечь внимание к гостевым постам, вы также можете прочитать наше руководство о том, как лучше писать гостевые посты.

Что вам нравится или не нравится в информационных письмах? Если у вас есть примеры или советы, которыми стоит поделиться, не стесняйтесь писать комментарии ниже.

Бесплатное руководство

4 основных шага для ускорения
Ваш сайт WordPress

Следуйте простым шагам из нашей мини-серии из 4 частей.
и сократите время загрузки на 50-80%. 🚀