Как написать запрос на предложение (RFP), который вызывает отклики

8 шагов к написанию запроса на предложение

Итак, если запрос предложения настолько важен, как его написать? Выполните приведенные ниже шаги, чтобы начать писать свой собственный запрос предложения.

1: Определите проект, объем и бюджет

Начните с четкого определения того, что представляет собой проект, и поймите, какую роль в нем будет играть вендор. Другими словами, имейте правильное представление о том, что вам нужно от поставщика, прежде чем вы сможете написать свой запрос на предложение. Обсудите, что вам нужно от поставщика, как это должно быть сделано и сколько времени в идеале должно занять выполнение.

Кроме того, вам также нужно будет рассказать о том, сколько вы готовы потратить на услугу или платформу. Это дает вам прочную основу для вашего запроса предложений, поскольку вы четко знаете, что ищете.

2: Предоставьте введение

Теперь, когда у вас есть четкое представление о том, что вы ищете, пришло время написать введение, объясняющее ваш проект и ожидания. Введение должно помочь потенциальным поставщикам понять цель вашего запроса предложений и то, что им нужно, чтобы помочь вам достичь. Это также было бы хорошей возможностью объяснить, сталкиваетесь ли вы с какими-либо проблемами и как поставщик может помочь вам их преодолеть.

Помимо этих основ, вы также можете включить дополнительную информацию о своем проекте. Это могут быть детали, например, когда вы собираетесь начать проект и как долго он будет работать. Введение должно помочь потенциальным поставщикам лучше понять ваши потребности, чтобы они могли оценить свои возможности их удовлетворения.

3: Расскажите об истории вашей компании и проекта

Затем пришло время представить вашу компанию поставщикам. Расскажите им краткую историю вашей компании и того, чем вы занимаетесь, а также проекта, которым вы занимаетесь. Расскажите о ценностях вашего бренда, истории и другой важной справочной информации. Эта информация должна помочь продавцам понять ваш рынок и текущее состояние вашего бизнеса.

Имейте в виду, что многие из потенциальных поставщиков, возможно, никогда раньше не слышали о вашей компании. Сделайте так, чтобы им было легко принять обоснованное решение, дав им представление о том, кто вы как бренд. Затем они могут использовать эту информацию, чтобы оценить, подходят ли они для ваших нужд и хотят ли они работать с вами.

4: Опишите ваши требования

Теперь наступает самая важная часть, где вы описываете, что именно вам нужно от поставщика. Предоставьте конкретную информацию об услугах или решениях, которые вы ищете, чтобы помочь вам достичь своей цели. Обязательно укажите такие детали, как уровень опыта, который вы ищете (в случае сервисных решений). Для программных решений вы также можете включить такие сведения, как уровень доступа, который вам нужен в зависимости от размера вашей команды.

В этом разделе важно быть как можно более конкретным, чтобы потенциальные поставщики могли знать, предлагают ли они нужное вам решение. Это поможет им решить, следует ли им отправлять предложение или нет, что позволит вам мгновенно отфильтровать ваши варианты, чтобы получить предложения от наиболее подходящих потенциальных клиентов.

В качестве альтернативы, скажем, вы ищете инструмент управления социальными сетями для команды из трех человек. И вы хотите иметь возможность планировать свой контент, планировать свои публикации, отслеживать свои комментарии и анализировать результаты в одном месте. Таким образом, только те поставщики, которые соответствуют вышеуказанным требованиям, отправят вам предложение на рассмотрение, чтобы вы мгновенно отфильтровали свои варианты.

5: Дайте инструкции по подаче

Поставщики, которые планируют отправить предложение, должны знать, как ответить на ваш запрос предложения. Убедитесь, что вы даете четкие инструкции о структуре, которой они должны следовать в своем предложении, а также о том, что им нужно включить. Когда все предложения оформлены одинаково, вам становится легче обрабатывать информацию и оценивать их.

Например, вы можете потребовать, чтобы они включали определенное количество заголовков. Или вы даже можете попросить их предоставить список пунктов под каждым заголовком. Кроме того, вы также можете попросить их прислать образцы их предыдущей работы, тематические исследования и демонстрации, чтобы лучше оценить качество их работы или возможности платформы.

6. Включите критерии выбора

Также важно включить подробный список критериев, по которым вы будете оценивать предложения. Это дает поставщикам представление о том, как они будут оцениваться, чтобы они могли понять свои шансы на победу в тендере. Таким образом, только наиболее квалифицированные поставщики ответят на ваш запрос предложения, что облегчит вам выбор вариантов.

Предоставьте подробную информацию о своих приоритетах, основных требованиях и предпочтениях, чтобы поставщики точно знали, что вы ищете, и как позиционировать свои предложения. Например, вы можете отдать предпочтение агентствам, которые специализируются на производстве контента, а не на маркетинговых услугах. Основными требованиями могут быть способность планировать и проводить маркетинговые кампании в социальных сетях, в то время как вы можете предпочесть агентства, которые имеют опыт работы с компаниями в определенной отрасли.

7. Укажите график запроса предложений

Кроме того, крайне важно, чтобы все участники знали ваши целевые сроки. Когда вы ожидаете получить ответы? Когда будет объявлен выбранный поставщик? Не забудьте указать эти ключевые сроки, чтобы поставщикам не приходилось постоянно обращаться к вам за обновлениями, когда вы еще не сделали свой выбор.

Помимо этого, вы также хотели бы указать время начала и окончания вашего проекта. Знание этих сроков позволит поставщикам планировать свои графики и оценивать их доступность, прежде чем они решат ответить. Это выгодно обеим сторонам, потому что вы не хотите в конечном итоге работать с поставщиком, который в конечном итоге не сможет помочь вам уложиться в срок. Кроме того, поставщики смогут понять, могут ли они соответствовать вашему проекту с учетом их текущей рабочей нагрузки.

Это особенно важно для RFP, которые ищут сервисные решения. Имейте в виду, что в зависимости от того, насколько детализированы ваши требования, вам необходимо соответствующим образом скорректировать график. Если поставщики должны предоставить очень подробное предложение, им может потребоваться больше времени для планирования ответа.

8: Проверьте, отредактируйте и запустите

Теперь, когда вы записали всю важную информацию, пришло время проверить ваш запрос предложения. Ищите орфографические и грамматические ошибки, а также сложные предложения, которые могут быть трудными для понимания. Вы хотите произвести впечатление профессионала и заслуживающего доверия, избегая при этом любых шансов на недопонимание.

Помимо основ, убедитесь, что вы ищете ошибки, которые могут нанести ущерб графику вашего проекта. Например, опечатка в вашем крайнем сроке может привести к тому, что вы потеряете потенциальных поставщиков, потому что они не смогут уложиться в сроки, или к огромной задержке в получении ваших предложений. В качестве альтернативы отсутствие 0 в бюджете вашего проекта может означать потерю потенциальных поставщиков, которые отказались от участия в торгах из-за слишком низкой оплаты.

Внесите все необходимые изменения и просмотрите RFP, чтобы убедиться, что он профессиональный и четкий. После этого вы сможете, наконец, опубликовать свой запрос на предложение.

Лучшие практики для написания эффективного запроса предложений

В дополнение к простому выполнению описанных выше шагов существует определенный способ убедиться, что ваш запрос предложений получит ответы, которых он заслуживает. Следуйте этим рекомендациям, чтобы написать эффективный запрос предложения.

• Будьте проще и понятнее

Чтобы избежать вероятности недопонимания, убедитесь, что вы используете язык, понятный вашим потенциальным поставщикам. Возможно, вы захотите сократить использование отраслевого жаргона и прибегнуть к простому английскому языку, сохраняя при этом профессиональный уровень. Старайтесь избегать длинных предложений и вместо этого сокращайте их до более коротких предложений, которые легче обрабатывать.

• Максимально используйте заголовки и маркеры

Заголовки и маркеры облегчают восприятие запроса предложений по сравнению с большими блоками текста. Максимально используйте их, чтобы разбить ваш запрос на предложение и сделать его более удобным для сканирования.

• Будьте максимально подробны

Не упустите важные детали, которые могут помочь потенциальным поставщикам лучше понять ваш проект и требования. Продавцы с большей вероятностью ответят правильным предложением, если у них есть четкое представление о том, что вы ищете и какую роль они будут играть.

Пример запроса предложений

Все еще не знаете, как должен выглядеть ваш запрос предложения? Давайте посмотрим на пример того, как выглядит типичный RFP, чтобы вы могли лучше понять.

Введение

Магазин розничной торговли винтажной одеждой June’s Vintage принимает предложения найти надежное агентство, которое будет управлять нашими социальными сетями от нашего имени. Цель состоит в том, чтобы:

• Развивайте наше сообщество в социальных сетях.

• Привлекайте нашу аудиторию на постоянной основе.

• Поддерживайте сильное присутствие бренда в ведущих социальных сетях (Instagram, Facebook и TikTok).

Целью этого запроса предложений является поиск агентства социальных сетей, которое обеспечит наилучшую общую ценность и впечатляющие результаты. Мы надеемся запустить тестовый проект в течение трех месяцев, после чего мы можем принять решение о долгосрочном партнерстве.

Фон

Наш винтажный бизнес был основан в 2007 году и с тех пор создал сильную клиентскую базу по всей Филадельфии. Большинство наших клиентов — местные любители моды в возрасте примерно от 25 до 50 лет, которые делают покупки в магазине. Однако по мере того, как мы расширяемся до каналов онлайн-покупок, появляется возможность расширить охват за пределы местного региона. Это оказалось сложной задачей, поскольку наше присутствие в социальных сетях довольно ограничено, и нам не хватает времени и ноу-хау, чтобы активно привлекать нашу аудиторию в социальных сетях.

Обзор проекта

Мы хотели бы иметь возможность последовательно публиковать сообщения и взаимодействовать с аудиторией на трех ключевых платформах социальных сетей — Instagram, Facebook и TikTok. Поэтому мы ищем агентство, которое может помочь нам в следующем:

• Создайте надежную стратегию в социальных сетях с календарем публикаций.

• Разрабатывайте свежие идеи контента и позаботьтесь о создании контента в соответствии с календарем публикации.

• Планируйте и публикуйте сообщения от нашего имени.

• Отслеживайте и отвечайте на комментарии клиентов.

• Запустите недельную рекламную кампанию для привлечения новых подписчиков/клиентов.

Наш бюджет составляет 2500 долларов в месяц с некоторой гибкостью в зависимости от уровня обслуживания, которое может быть предоставлено. В идеале мы хотели бы нанять агентство, имеющее опыт работы с небольшими розничными магазинами и местными предприятиями.

Рекомендации по отправке

Все предложения должны быть созданы с использованием следующего формата (маркированные списки будут высоко оценены):

• Подчеркните свое уникальное преимущество

• Предоставьте соответствующий опыт, который делает вас квалифицированным для проекта

• Подробная информация о предлагаемых результатах и ​​услугах

• Обратите внимание на инструменты управления социальными сетями, которые вы будете использовать для выполнения необходимых задач.

• Не то, как контент будет передан нам для утверждения

• Ссылки и / или тематические исследования

• Предоставить образцы контента социальных сетей, созданного для предыдущих клиентов

• Дополнительные условия работы с вашим агентством

Пожалуйста, отправьте свое предложение в формате .pdf по адресу (email protected) до 30 января 2023 года.

Критерии оценки

Июньская Vintage будет использовать следующие критерии для оценки предложений и выбора подходящего поставщика:

• Опыт предоставления комплексных решений для социальных сетей не менее 24 месяцев

• Реагирование на требования, указанные выше

• Конкурентоспособность тарифов на услуги

• Отзывы прошлых/нынешних клиентов

• Инструменты и технологии, используемые для выполнения необходимых задач

График

Винтаж Джун рассчитывает завершить RFP и проект в соответствии со следующим графиком:

• Выпуск запроса предложений – 16 декабря 2022 г.

• Крайний срок подачи предложений – 30 января 2023 г.

• Дата выбора поставщика – 15 февраля 2023 г.

• Завершение контракта и другие обсуждения проекта – 20 февраля 2023 г.

• Дата начала проекта – 1 марта 2023 г.

• Первоначальное завершение проекта – 31 мая 2023 г.

Начало работы с вашим первым запросом на предложение

Теперь, когда вы точно знаете, как выглядит запрос предложения и что в него включить, пришло время написать свой собственный. В Интернете доступно множество бесплатных шаблонов, которые помогут вам составить идеальный запрос предложения.

Часто задаваемые вопросы

Что подразумевается под запросом предложений?

Запрос предложений или RFP — это документ, который рассылает компания, в котором перечислены все требования, которым поставщики должны соответствовать для завершения проекта.

В чем разница между RFP и RFQ?

Запрос предложения или RFP помогает бизнесу узнать больше о продукте или услуге. Между тем, запрос предложения или RFQ помогает бизнесу узнать о цене продукта или услуги, которую они хотят купить.

Что такое RFP и RFI?

Запрос предложения или RFP помогает бизнесу узнать больше о продукте или услуге, чтобы окончательно определить поставщика. Между тем, запрос на информацию или RFI рассылается для сбора информации о вариантах, доступных на рынке.

Кто составляет запрос предложений?

RFP создается бизнесом, который ищет подходящего поставщика, который предоставит им технологические или сервисные решения.

В чем разница между RFP и предложением?

RFP — это приглашение, рассылаемое бизнесом для получения предложений от потенциальных поставщиков. Тем временем поставщики отправляют предложение в ответ на RFP.